Kerja Dari Rumah, Begini Kiat Video Conference Saat Isolasi Diri

Aturan pertama dalam hal melakukan video conference saat bekerja dari rumah adalah jangan asal berpakaian. Dengan merebaknya virus Corona di Indonesia, banyak dari kita harus bekerja dari rumah. Di saat yang bersamaan, masih banyak yang belum melek teknologi, dan mungkin baru kali pertama melakukan video conference. Bagaimana cara terbaik untuk memproyeksikan aura profesionalisme saat bekerja dari rumah?

Pahami Teknologinya

Semua aplikasi video call – Google Hangouts, BlueJeans, Zoom – memiliki kemiripan fitur: tombol bisu (mute), opsi berbagi layar untuk memperbolehkan pengguna lain melihat apa yang ada di komputer Anda, dan fungsi chat untuk mengetik pesan ke pengguna lain.

Matikan mikrofon Anda jika tidak berbicara. (Jangan lupa untuk mengaktifkannya kembali jika Anda ingin mengatakan sesuatu.) Jika Anda tidak terbiasa dengan panggilan video, cobalah berlatih melakukan video call dengan keluarga dan teman.

Waktu Bicara

Seringkali, salah satu peserta cenderung mendominasi percakapan saat rapat melalui video conference. Cara untuk menghentikannya ialah dengan bersikap tegas tentang siapa yang berbicara, dan berapa lama. Sebelum meeting dimulai, ada baiknya menentukan tujuan meeting dan durasi untuk setiap topik yang akan dibicarakan.

Berpakaian yang Pantas

Hanya karena Anda bekerja dari rumah, bukan berarti Anda bisa berpakaian seperti baru bangun tidur – mulai dari pinggang ke atas. Pastikan pakaian yang Anda kenakan pantas dilihat oleh rekan kerja. Piyama bukan pilihan!

Berhati-hatilah dengan apa yang bisa dilihat di belakang Anda oleh peserta lain.  Cucian menumpuk di keranjang tidak akan memberikan kesan baik. Carilah latar belakang yang bagus agar peserta lain tidak merasa terganggu.

Hindari Melakukan Video Conference yang Tidak Penting

Teknologi dapat menghilangkan interaksi antarpribadi. Teknologi juga dapat menyebabkan peserta kurang fokus terhadap apa yang seharusnya dibahas dalam sebuah meeting. Untuk menghindari hal ini, lakukan video conference bila benar-benar diperlukan. Bersikaplah hati-hati tentang mengapa Anda mengadakan meeting. Rata-rata pekerja kantoran di Eropa menghabiskan 13 hari dalam setahun untuk kegiatan rapat, dan banyak dari kegitatan tersebut yang ternyata kurang berfaedah.

Selektif tentang siapa yang Anda undang. Ukuran layar video conference sangat terbatas. Ketika Anda mengundang banyak orang dan menampilkan 50 wajah seukuran prangko di layar, mustahil untuk bisa terhubung satu sama lain.

Berlatih Etiket yang Baik

Hindari melihat sosmed selama rapat; jadi jangan lakukan itu selama melakukan panggilan video. Lakukan kontak mata dengan kamera. Jika Anda mengetik, senyapkan keyboard ponsel sehingga orang lain tidak mendengar bunyi klik dari keyborad. Duduklah di kursi, dan bukan di sofa.

Jika Anda sedang memimpin rapat dengan layar besar yang menghubungkan Anda dengan mereka yang ada di rumah, peserta di rumah disarankan untuk mengangkat tangan saat ingin berbicara. Saat peserta meeting tidak berada dalam ruangan yang sama dengan Anda, peserta tadi akan mudah terabaikan saat percakapan sedang berlangsung. Minta orang-orang di ruangan untuk memberi tahu Anda jika ada yang mengangkat tangan saat Anda tidak melihatnya.

Hati-hati dengan Obrolan Pribadi

Banyak interaksi yang dilakukan dalam meeting bersifat nonverbal (bahasa tubuh). Dengan video conference, hal tersebut tidak terlihat jelas – itulah sebabnya banyak peserta yang sering mengobrol diam-diam dengan rekan kerja saat video conference berlangsung.

Obrolan jauh lebih permanen daripada interaksi nonverbal. Obrolan dapat direkam, dan orang-orang dapat dimintai pertanggungjawaban atas obrolan tersebut. Jadi, jika Anda ingin mengeluh tentang betapa membosankannya sebuah meeting pada saat video conference – gunakan ponsel pribadi Anda.

Jika Anda membagikan slide atau catatan selama panggilan video, orang lain dalam rapat akan bisa mengambil screenshot dari materi tersebut tanpa Anda sadari. Hal ini tentunya tak akan jadi masalah ketika Anda mempercayai kolega Anda.

Memanusiakan Manusia

Yang menarik dari kerja jarak jauh adalah bahwa orang selalu berpikir cara ini akan lebih baik. Namun, tingkat stres seseorang sebenarnya lebih tinggi ketika mereka bekerja dari jarak jauh.

Panggilan video one to one dapat membantu memerangi isolasi sosial. Departemen SDM perlu mendorong para karyawan untuk menggunakan video call daripada hanya mengirim email/pesan singkat. Dengan begitu akan terjadi interaksi tatap muka. Memang lebih merepotkan, tapi akan membantu Anda lebih terlibat dengan rekan kerja.

Meski bekerja dari rumah, usahakan untuk tetap profesional. Semoga Corona cepat berakhir dan keadaan bisa kembali seperti sedia kala.

Baca juga:

Video Conference – Contoh Penerapan Terbaik dalam Bisnis

Video Conference Berujung Viral Gegara Lupa Matikan Kamera

Penggunaan Video Conference untuk Komunikasi Bakal Lebih Sering di Masa Depan

Manfaat Teknologi Video Conference untuk Belajar Mengajar

Mengapa Perusahaan Wajib Mempertimbangkan Penggunaan Video Conference

5 Komponen Penting dari Sistem Konferensi Video

Aplikasi Video Call Gratis untuk Bisnis